FILTER function

The array, or range to filter

Filter

Filter your Excel data if you only want to display records that meet certain criteria.

1. Click any single cell inside a data set.

2. On the Data tab, in the Sort & Filter group, click Filter.

Arrows in the column headers appear.

3. Click the arrow next to Country.

4. Click on Select All to clear all the check boxes, and click the check box next to USA.

Result. Excel only displays the sales in the USA.

6. Click the arrow next to Quarter.

7. Click on Select All to clear all the check boxes, and click the check box next to Qtr 4.

Result. Excel only displays the sales in the USA in Qtr 4.

9. To remove the filter, on the Data tab, in the Sort & Filter group, click Clear. To remove the filter and the arrows, click Filter.

There’s a quicker way to filter Excel data.

10. Select a cell.

11. Right click, and then click Filter, Filter by Selected Cell’s Value.

Result. Excel only displays the sales in the USA.

Note: simply select another cell in another column to further filter this data set.

FILTER function

Excel for Microsoft 365 Excel for Microsoft 365 for Mac Excel for the web Excel 2021 Excel 2021 for Mac Excel 2019 Excel for iPad Excel for iPhone Excel for Android tablets Excel for Android phones More. Less

The FILTER function allows you to filter a range of data based on criteria you define.

In the following example we used the formula =FILTER(A5:D20,C5:C20=H2,””) to return all records for Apple, as selected in cell H2, and if there are no apples, return an empty string (“”).

The FILTER function filters an array based on a Boolean (True/False) array.

=FILTER(array,include,[if_empty])

The array, or range to filter

A Boolean array whose height or width is the same as the array

The value to return if all values in the included array are empty (filter returns nothing)

• An array can be thought of as a row of values, a column of values, or a combination of rows and columns of values. In the example above, the source array for our FILTER formula is range A5:D20.
• The FILTER function will return an array, which will spill if it’s the final result of a formula. This means that Excel will dynamically create the appropriate sized array range when you press ENTER. If your supporting data is in an Excel table, then the array will automatically resize as you add or remove data from your array range if you’re using structured references. For more details, see this article on spilled array behavior.
• If your dataset has the potential of returning an empty value, then use the 3rd argument ([if_empty]). Otherwise, a #CALC! error will result, as Excel does not currently support empty arrays.
• If any value of the include argument is an error (#N/A, #VALUE, etc.) or cannot be converted to a Boolean, the FILTER function will return an error.
• Excel has limited support for dynamic arrays between workbooks, and this scenario is only supported when both workbooks are open. If you close the source workbook, any linked dynamic array formulas will return a #REF! error when they are refreshed.

Examples

FILTER used to return multiple criteria

In this case, we’re using the multiplication operator (*) to return all values in our array range (A5:D20) that have Apples AND are in the East region: =FILTER(A5:D20,(C5:C20=H1)*(A5:A20=H2),””).

FILTER used to return multiple criteria and sort

In this case, we’re using the previous FILTER function with the SORT function to return all values in our array range (A5:D20) that have Apples AND are in the East region, and then sort Units in descending order: =SORT(FILTER(A5:D20,(C5:C20=H1)*(A5:A20=H2),””),4,-1)

In this case, we’re using the FILTER function with the addition operator (+) to return all values in our array range (A5:D20) that have Apples OR are in the East region, and then sort Units in descending order: =SORT(FILTER(A5:D20,(C5:C20=H1)+(A5:A20=H2),””),4,-1).

Notice that none of the functions require absolute references, since they only exist in one cell, and spill their results to neighboring cells.

Need more help?

You can always ask an expert in the Excel Tech Community or get support in the Answers community.

Excel elektron tablolarında filtr necə işləyir?

Elektron cədvəldə süzgə məlumatları yalnız müəyyən məlumatların göstərilməsinə şərait yaratmaq deməkdir. Böyük bir verilənlər bazası və ya məlumat cədvəlində xüsusi məlumatlara daha asan diqqət yetirmək üçün işlər aparılır. Süzmə məlumatları çıxarmaz və ya dəyişmir; fəal Excel işində hansı satır və ya sütunlar sadəcə dəyişir.

Məlumatların qeydlərini süzgəc

Süzgəclər iş yerindəki məlumatların qeydləri və ya satırları ilə işləyir. Ayarlanan şərtlər qeyddə bir və ya daha çox sahədə müqayisə edilir. Şərtlər yerinə yetirildikdə, qeyd göstərilir. Şərtlər yerinə yetirilmədikdə, rekord süzülür, belə ki, bu məlumatların qalan hissəsi ilə nümayiş etdirilmir.

Data filtreleme, sayısal və ya mətn verilərinə aid olan məlumatın növünə görə iki müxtəlif yanaşma izləyir.

Nümerik məlumatları süzgəc

Nümerik məlumatlar aşağıdakılardan asılı olaraq filtrelenebilir:

• məlumatların müəyyən sayda bərabər olub-olmaması
• məlumatların xüsusi bir sayıdan çox və ya daha az olmağına baxmayaraq
• məlumatların bir bütün olaraq ortalama dəyəri yuxarıda və ya aşağıda

Mətn Məlumatlarını Filtrləmə

Mətn verileri aşağıdakılara əsasən filtrelenebilir:

• məlumatların müəyyən bir sözlə uyğun olub-olmaması
• məlumatların bir və ya daha çox məktubları olan bir söz olub-olmadığı
• məlumatların alfabenin xüsusi bir məktubu ilə başlayan və ya bitən bir söz varmı?

Filtrelenmiş qeydlərin çıxarılması

Müvəqqəti qeydləri müvəqqəti saxlamağa əlavə olaraq, Excel, istənilən məlumatları iş səhifəsinin ayrı bir sahəsinə kopyalamaq üçün sizə imkan verir. Tez-tez bu prosedur süzülmüş siyahının daimi bir surəti bir növ biznes tələbinə cavab verəndə həyata keçirilir.

Filtrə üçün ən yaxşı təcrübələr

Süzülmüş məlumatlarla işləmək üçün ən yaxşı təcrübə qaydalarına riayət edərək özünüzü bir sıra çətinlikləri qənaət edin:

• Bunun üçün yaxşı bir səbəb olmadığı təqdirdə, filtrləri aktiv bir paylaşılan elektron tablo təraş etməyin. Digər istifadəçilər faylın süzülməsindən xəbərdardır.
• Bir neçə sütun üzərində eyni zamanda filtreleyebilseniz də, bu filtreler xüsusi deyil, əlavədir. Başqa sözlə, Kaliforniya ştatında olan və 60 yaşdan böyük olan hər kəsə göstərmək üçün bir əlaqə siyahısını filtreləmək, Kaliforniya ştatında 60-dan yuxarı olan hər kəsə verəcəkdir. Belə bir filtr 60 yaşındakı və ya Kaliforniyalıları göstərməyəcək.
• Kompleks mətn süzgəcləri işlədiyi kimi əsas məlumatlar da verəcəkdir. “Messy” məlumatları aldadıcı və ya yanlış ola bilən süzülmüş nəticələrə səbəb olacaq. Məsələn, İllinoysda yaşayan insanlar üçün filtrasiya “İL” ya da “İlinois” və ya “Illenois” dakı yaşayan insanları tutmayacaq.
• Süzülmüş məlumatların çeşidlənməsi zamanı diqqətli olun. Qismən süzülmüş məlumatların sıralanması data faylının yenidən qurulmasına gətirib çıxaracaqdır. Filtrelenmiş bir veri kümesini sıralamanız lazımdırsa, filtrelenmiş verileri yeni bir iş sayfasına kopyalayın ve sonra sıralayın.