Kargüzarlıq sənədləri.

Nomenklatur qaydalara əməl edilməməsi;

ELMİ-PRAKTIK MƏSƏLƏLƏR

Azərbaycan Respublikasında bələdiyyələrin formalaşmasından 20 il keçir. Keçən dövr ərzində bələdiyyələr öz işlərini xeyli təkmilləşdirmiş və yerli özünüidarəetmədə yaxşı təcrübə qazanmışlar. Bir neçə il öncə bələdiyyələr üçün problemli görünən işlər artıq qanunvericiliyin tələbləri çərçivəsində qurulmuşdur. Bəzi bələdiyyələr hətta yerli özünüidarəyə aid məsələlərin həllində müsbət təcrübə yaratmış və bu təcrübə hazırda başqa bələdiyyələr arasında yayılır və tətbiq edilir.

Bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin təşkili, onun qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsi də olduqca böyük önəm daşıyır. Kargüzarlığın düzgün qurulması idarəetmədə vacib amillərdən biridir. Lakin bəzi bələdiyyərdə hələ də kargüzarlığın təşkilində bu və ya digər nöqsanlara rast gəlinir. Bu işin dəqiq, müasir üsul və vasitələrlə aparılması tələb olunur.

Hüquqi və demokratik dövlət quruculuğu şəraitində vətəndaşların yaşadıqları ərazidəki yerli özünüidarə orqanlarına təkliflər, ərizə və şikayətlərlə müraciət etməsi insan və vətəndaş hüquqlarının həyata keçirilməsində və qorunmasında mühüm vasitədir.

Azərbaycan Respublikası Konstitusiyasında Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının şəxsən müraciət etmək, habelə fərdi və kollektiv yazılı müraciətlər göndərmək hüququ təsbit olunmuşdur. Həmçinin hər bir müraciətə qanunla müəyyən edilmiş qaydada və müddətlərdə yazılı cavab verilməsi göstərilmişdir.

“Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 30-cu maddəsinə əsasən vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə fərdi və kollektiv surətdə müraciət etmək hüququ vardır.

Bələdiyyələr, bələdiyyə orqanları və onların vəzifəli şəxsləri vətəndaşların müraciətlərinə mahiyyəti üzrə 15 gün ərzində cavab verməlidirlər. Vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə müraciətlərinə cavab verilməsi müddətlərinin və qaydasının pozulması “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Qanuna əsasən məsuliyyətə səbəb olur.

“Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Qanunun 7-ci maddəsinə görə müraciətə baxan subyektlər və onların vəzifəli şəxsləri verilən yazılı müraciətləri mütləq qəbul etməli, qeydiyyata almalı və onlara baxılmasını təmin etməlidirlər. Bu Qanunun tələblərinə uyğun olaraq verilən müraciəti qəbul etməkdən imtina qadağandır. Vətəndaşın müraciətinə onun daxilolma tarixi və qeydiyyat nömrəsi qoyulur. Müraciət edən şəxsin tələbi ilə ona müraciətin qeydiyyat nömrəsi, tarixi və onun icraçısına dair məlumat bildirilir. Vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlıq Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müəyyən etdiyi qaydada aparılır və müraciətə baxan subyektin rəhbəri tərəfindən təmin edilir.

Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması ilə bağlı bələdiyyələrin üzərinə qoyulmuş vəzifələr, həmçinin bələdiyyə sahəsində idarəçiliyin həyata keçirilməsi ilə bağlı qanunla müəyyən edilmiş başqa vəzifələr bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin aparılmasını zəruri etmişdir. Kargüzarlığın qurulması üçün Azərbaycan Respublikasında müvafiq hüquqi baza yaradılmışdır. “Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 30-cu maddəsində bələdiyyələrdə müraciətlərə baxılmasının ümumi qaydaları müəyyənləşdirilmiş, kargüzarlığın təşkili məsələləri Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 950 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, dövlət və ya bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə və ya bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılması qaydası” ilə tənzimlənmişdir. Qaydada bələdiyyələrdə vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlığın təşkili ilə bağlı vətəndaşların, o cümlədən digər fiziki və hüquqi şəxslərin təklif, ərizə və şikayətlərinin qəbulu, qeydiyyata alınması, baxılması, cavablandırılması və arxivləşdirilməsi ilə bağlı kargüzarlığın aparılması məsələləri öz əksini tapmışdır.

Vətəndaşlar təşkilat rəhbərinin təsdiq etdiyi vətəndaşların qəbulu cədvəlinə uyğun olaraq ayda bir dəfədən az olmayaraq, əvvəlcədən tərtib edilmiş qəbul siyahısına əsasən, qabaqcadan bildirilən günlərdə və saatlarda təşkilatın rəhbəri və ya digər vəzifəli şəxsləri tərəfindən qəbul edilirlər. Vətəndaşların müraciəti ilə əlaqədar təxirəsalınmaz tədbirlər görülməsi tələb edildikdə, təşkilatın rəhbəri və ya digər vəzifəli şəxsləri onları dərhal qəbul etməlidirlər. Vətəndaşlar təşkilat tərəfindən vətəndaşların qəbulu üçün ayrılmış qəbul otağına müraciət etmək və ya onun rəsmi internet saytında qeydiyyatdan keçmək yolu ilə “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Qanunun 11.4-cü maddəsinə uyğun olaraq qəbula yazılırlar. Hər iki qaydada qəbula yazılmış vətəndaş qəbul günü şəxsiyyət vəsiqəsini, müraciət edən vətəndaşın adından qəbula onun nümayəndəsi gəldikdə isə onun səlahiyyətlərini təsdiq edən sənədi təqdim etməlidir. Vətəndaşın qəbul zamanı təqdim etdiyi yazılı müraciət bu Qaydanın 2-ci hissəsinə uyğun olaraq qəbul edilir və qeydiyyata alınır. Vətəndaşın qəbul zamanı etdiyi şifahi müraciəti ilə bağlı qeydiyyat-nəzarət vərəqəsində qəbula dair qeyd aparılır. Şifahi müraciətdəki məsələnin həlli əlavə araşdırma tələb etmədikdə, vətəndaşın razılığı ilə müraciət qəbul zamanı şifahi qaydada cavablandırılır. Qəbul zamanı vətəndaşın müraciətini şifahi qaydada cavablandırmaq mümkün olmadıqda, müraciət yazılı qaydada təqdim olunur. Belə müraciətin qəbul edilməsi, qeydiyyatı və ona baxılması bu qaydanın 4.4-cü bəndinə uyğun olaraq həyata keçirilir. Vətəndaşın qəbulu zamanı onun müraciətində qaldırılan məsələnin digər müraciətə baxan subyektlərin və onların vəzifəli şəxslərinin səlahiyyətinə aid olduğu aşkar edilərsə, müraciət edən şəxsə aidiyyəti üzrə müraciətetmə qaydası izah olunmalıdır.

Qaydada vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlıq işinin təşkilatın kargüzarlıq xidməti və ya xüsusi olaraq bu məqsəd üçün ayrılan şəxslər tərəfindən digər növ kargüzarlıq işlərindən ayrıca aparılması nəzərdə tutulur.

Vətəndaşların müraciət etmək hüququnun pozulması hallarının və bu halların yaranma səbəblərinin vaxtında aşkar edilməsi məqsədi ilə təşkilatın kargüzarlıq xidməti vətəndaşların müraciətlərinin təhlili və ümumiləşdirilməsi əsasında aylıq, rüblük və illik arayışlar hazırlayıb onları təşkilatın rəhbərinə (bələdiyyənin sədrinə) təqdim edir.

Vətəndaşların müraciətlərinə dair sənədlərin saxlanılma müddətləri “Milli arxiv fondu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun tələbləri nəzərə alınmaqla hər bir təşkilat tərəfindən ən azı 5 (beş) il olmaqla müəyyən edilir. Vətəndaşların müraciətlərinə dair sənədlərin qorunub saxlanmasına təşkilatın rəhbəri və kargüzarlıq xidməti cavabdehdirlər.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 951 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi Qaydası”nın 1.3-cü maddəsinə əsasən bələdiyyə orqanlarında, bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi “Bələdiyyələrin fəaliyyətinə inzibati nəzarət haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə tənzimlənir.

Kargüzarlıq işi yalnız müraciətlərlə bağlı olmayıb, bütövlükdə qurumun sənədlərlə işinin bütün sahələrini əhatə edir. Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işi istisna olmaqla bələdiyyələrdə kargüzarlıq işi ayrıca normativ hüquqi aktla tənzimlənmədiyi üçün bəzi məsələlərin həllində anoloji qaydalar tətbiq oluna bilər. Bu baxımdan, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair” Təlimat çox önəmlidir və bir sıra məsələlər üzrə (kargüzarlığın anlayışı, kargüzarlıq xidmətinin vəzifəsi və s.) Təlimatın müddəaları əsas götürülə bilər. Təlimatın 2-ci bəndinə əsasən kargüzarlıq – təşkilatın, öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir.

Təlimatın 4-cü bəndinə əsasən kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:

-poçt, elektron poçt, faks, telefonoqram, feldyeger rabitəsi vasitəsilə və kargüzarlıq xidmətinə bilavasitə daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölü şdürmək və icraçılara çatdırmaq;

-sənədlərin icra müddətinə, bu Təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;

-icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;

-sənədlərin surətlərini çıxarmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata keçirmək;

-sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə təhvil vermək;

-sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlarda n istifadəni təmin etmək;

-kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə təşkilatın bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq işinə metodik rəhbərliyi həyata keçirmək, kargüzarlığı aparan işçilərin peşə hazırlığını artırmaq;

-tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.

Bələdiyyələrə məxsus daşınmaz əmlakın mülki dövriyyəyə geniş cəlb edilməsini nəzərə alaraq hər bir bələdiyyədə daşınmaz əmlakın mülkiyyətə, icarəyə və ya istifadəyə verilməsi ilə əlaqədar müqavilələrin xüsusi kitablarda reysterinin aparılması və müqavilələrin bələdiyyələrdə saxlanılan nüsxəsinin xüsusi qovluqlarda saxlanılması məqsədəuygundur.

Təlimatda habelə işlərin nomenklaturunun tərtib edilməsi, qovluqların formalaşdırılması, arxivə təhvil verilməyə hazırlanması və cari arxivdən istifadə qaydaları da əks olunmuşdur. Hesab edirik ki, bələdiyyəyə məxsus arxiv sənədlərinin saxlanılması və mühafizə edilməsi də Təlimatda göstərilən qaydada həyata keçirilməlidir. Təlimata əsasən qovluqların düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə hər il təşkilatın işlərinin ümumi nomenklatur-siyahısı tərtib edilir. İş nomenklaturunu struktur bölmələrinin təkliflərini nəzərə almaqla kargüzarlıq xidməti tərtib edir, təşkilat rəhbəri isə təsdiq edir. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla, bir ilin bütün sənədləri qovluqlarda formalaşdırılır. Bir qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluğa bir nüsxədə tikilir.

Təlimata əsasən sənədlər Dövlət Arxivinə təhvil verilmək üçün hazırlanarkən onlar yenidən ekspertizadan keçirilməli, daimi saxlanılan sənədlərin və işlərin siyahıları, ləğv edilmək ucun ayrılan sənədlərin və işlərin aktları tərtib edilməlidir.

Təşkilatda kağız və (və ya) elektron formada olan sənədlər Azərbaycan Respublikasının “Milli arxiv fondu haqqında” Qanununda müəyyən edilmiş müvəqqəti saxlanma müddəti başa çatdıqdan sonra daimi saxlanmaq üçün Dövlət Arxivinə təhvil verilir. Arxivə təhvil verilməli olmayan və daimi saxlanılmalı olmayan sənədlər ekspertiza komissiyasının qərarı ilə və təşkilat rəhbərinin təsdiq etdiyi akt üzrə məhv edilir.

Təlimatda həmçinin elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlı ğın aparılmasının xüsusiyyətləri də öz əksini tapmışdır. Sənəd elektron formada qəbul edildikdə, təşkilat aşağıda göstərilən informasiya sistemini tətbiq etməlidir:

-elektron sənədin yaradılması;

-rekvizitlərin və gücləndirilmiş elektron imzanın əlavə edilməsi;

-elektron sənədin göndərilməsi;

-elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanılması;

-elektron sənədin alınmasının təsdiqi;

-daxil olan və ya göndərilən elektron sənədin qeydiyyatı;

-elektron sənədin yaradılması, qeydə alınması, göndərilməsi və saxlanılması zamanı kollektiv işin təmin edilməsi;

-elektron sənədin icrasına nəzarət;

-elektron sənədin axtarışı;

-elektron sənədin saxlanılması.

-elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması.

Bələdiyyələrin fəaliyyətinin təşkil edilməsinə kömək etmək və onlara metodoloji yardım göstərmək istiqamətində həyata keçirilən tədbirlər çərçivəsində 140-a yaxın bələdiyyədə kargüzarlıq işinin təşkili və sənədlərin arxivləşdirilməsi vəziyyəti cari ildə Mərkəz və regional ədliyyə idarələri tərəfindən yerində öyrənilmiş, bu sahədə mövcud nöqsan və çatışmazlıqların aradan qaldırılması məqsədi ilə onlara zəruri əməli və metodik köməklik göstərilmiş, tövsiyələr verilmişdir.

Yerli özünüidarənin düzgün və səmərəli həyata keçirilməsi bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin tələb olunan səviyyədə qurulmasından çox asılıdır. Hər bir təşkilatda olduğu kimi bələdiyyələrdə də fəaliyyətin düzgün sənədləşdirilməsi, sənədlərin lazımi səviyyədə qorunub saxlanılması və arxivləşdirilməsi ümumi işin çox mühüm tərkib hissəsidir. Sənədlərin düzgün arxivləşdirilməsi vətəndaşların hüquq və qanuni mənafeləri, gələcəkdə yarana biləcək torpaq, əmlak və digər mübahisələrin obyektiv, ədalətli həlli baxımından da cox vacibdir. Ona görə də, bələdiyyələr bu sahəyə diqqət verməli, qanunvericilikdən irəli gələn tələbləri əsas tutaraq tətbiq etməlidirlər.

Bələdiyyələrlə İş Mərkəzi

İnzibati Nəzarət İdarəsinin

Kargüzarlıq sənədləri.

Ölkəmizdə kargüzarlıq işinin düzgün aparılmasına çox ciddi önəm verilir, bu sahədə işlər təkmilləşdirilərək çağdaş dövrdə artıq rəqəmsal texnologiyalardan istifadə olunur. Yerli özünüidarənin düzgün və səmərəli həyata keçirilməsi bələdiyyələrdə kargüzarlıq işinin tələb olunan səviyyədə qurulmasından çox asılıdır. Hər bir təşkilatda olduğu kimi, bələdiyyələrdə də fəaliyyətin düzgün sənədləşdirilməsi, sənədlərin lazımi səviyyədə qorunub saxlanılması və arxivləşdirilməsi ümumi işin çox mühüm tərkib hissəsidir. Sənədlərin düzgün arxivləşdirilməsi vətəndaşların hüquqları və qanuni mənafeləri, gələcəkdə yarana biləcək torpaq, əmlak və digər mübahisələrin obyektiv, ədalətli həlli baxımından cox vacibdir.

Kargüzarlıq işi ümumilikdə qurumun bütün sahələr üzrə sənəd dövriyyəsini əhatə edir. Bunlara kargüzarlıq işinin təşkilinin və müvafiq qeydiyyat kitablarının qanunvericiliyə uyğun aparılması, daxil olan və göndərilən sənədlərin qeydiyyat kitablarına düzgün qeyd edilməsi, iclas protokollarının qeydiyyat kitabı, o cümlədən qeydiyyat kitablarının tikilməsi, səhifələnməsi və möhürlənməsi məsələləri daxildir.

Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işi istisna olmaqla, bələdiyyələrdə kargüzarlıq işi ayrıca normativ hüquqi aktla tənzimlənmədiyi üçün bəzi məsələlərin həllində anoloji qaydalar tətbiq oluna bilər. Bu baxımdan, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair” Təlimat bir sıra məsələlər üzrə (kargüzarlığın anlayışı, kargüzarlıq xidmətinin vəzifəsi və s.) əsas götürülür.

Təlimata əsasən kargüzarlıq – təşkilatın, öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir.

Həmin Təlimatın 4-cü bəndinə görə isə kargüzarlıq xidmətinin əsas vəzifələri aşağıdakılardır:

-sənədlərin icra müddətinə, bu Təlimatın tələblərinə uyğun tərtibinə və arxivləşdirilməsinə nəzarət etmək;

-icra edilmiş sənədləri struktur bölmələrindən tələb etmək;

-sənədlərin surətlərini çıxarmaq, çoxaltmaq və stenoqrafiya işlərini həyata keçirmək;

-sənədləri işlərin nomenklaturu üzrə formalaşdırmaq və arxivə təhvil vermək;

-sənədləri qoruyub saxlamaq və xidməti zərurətlə əlaqədar onlardan istifadəni təmin etmək;

-tabe təşkilatlarda kargüzarlığın aparılmasına nəzarət etmək.

Təlimatda həmçinin elektron sənədlərlə bağlı kargüzarlığın aparılmasının xüsusiyyətləri də öz əksini tapmışdır. Sənəd elektron formada qəbul edildikdə, təşkilat aşağıda göstərilən informasiya sistemini tətbiq etməlidir:

-elektron sənədin yaradılması;

-rekvizitlərin və gücləndirilmiş elektron imzanın əlavə edilməsi;

-elektron sənədin göndərilməsi;

-elektron sənədin həqiqiliyinin yoxlanılması;

-elektron sənədin alınmasının təsdiqi;

-daxil olan və ya göndərilən elektron sənədin qeydiyyatı;

-elektron sənədin yaradılması, qeydə alınması, göndərilməsi və saxlanılması zamanı kollektiv işin təmin edilməsi;

-elektron sənədin icrasına nəzarət;

-elektron sənədin axtarışı;

-elektron sənədin saxlanılması.

-elektron sənədlərin və onların arxivlərinin saxlanılması.

Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 951 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi Qaydası”nın 1.3-cü bəndinə əsasən bələdiyyə orqanlarında, bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılmasına nəzarətin həyata keçirilməsi “Bələdiyyələrin fəaliyyətinə inzibati nəzarət haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanunu ilə tənzimlənir.

Bələdiyyələrdə vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlıq işinin təşkili, onun qanunvericiliyə uyğun həyata keçirilməsi də olduqca böyük önəm daşıyır.

“Bələdiyyələrin statusu haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 30-cu maddəsində bələdiyyələrdə müraciətlərə baxılmasının ümumi qaydaları öz əksini tapmışdır. Vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə fərdi və kollektiv surətdə müraciət etmək hüququ vardır. Bələdiyyələr, bələdiyyə orqanları və onların vəzifəli şəxsləri vətəndaşların müraciətlərinə mahiyyəti üzrə bir ay ərzində cavab verməlidirlər. Bələdiyyələr torpaq sahəsi əldə etmək istəyən hüquqi və fiziki şəxslərin ərizələrinə 10 gün müddətində baxırlar. Bələdiyyələr hüquqi və fiziki şəxslərin yerli vergilər və ödənişlərlə bağlı borcları barədə onların yazılı müraciəti əsasında, 1 iş günü müddətində arayış verirlər.

Vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlığın təşkili məsələləri Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 23 iyun 2016-cı il tarixli 950 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət və bələdiyyə orqanlarında, dövlət və ya bələdiyyə mülkiyyətində olan və ya paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə və ya bələdiyyəyə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlığın aparılması qaydası” ilə ətraflı tənzimlənmişdir. Qaydada bələdiyyələrdə vətəndaşların müraciətləri üzrə kargüzarlığın təşkili, o cümlədən digər fiziki və hüquqi şəxslərin təklif, ərizə və şikayətlərinin qəbulu, qeydiyyata alınması, baxılması, cavablandırılması və arxivləşdirilməsi ilə bağlı kargüzarlığın aparılması məsələləri öz əksini tapmışdır.

Bələdiyyələr, bələdiyyə orqanları və onların vəzifəli şəxsləri vətəndaşların müraciətlərinə mahiyyəti üzrə 15 iş günü ərzində cavab verməlidirlər. Vətəndaşların bələdiyyələrə, bələdiyyə orqanlarına və onların vəzifəli şəxslərinə müraciətlərinə cavab verilməsi müddətlərinin və qaydasının pozulması “Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikasının Qanununa əsasən məsuliyyətə səbəb olur.

“Vətəndaşların müraciətləri haqqında” Azərbaycan Respublikası Qanununun 7-ci maddəsinə görə müraciətə baxan subyektlər və onların vəzifəli şəxsləri verilən yazılı müraciətləri mütləq qəbul etməli, qeydiyyata almalı və onlara baxılmasını təmin etməlidirlər. Bu Qanunun tələblərinə uyğun olaraq verilən müraciəti qəbul etməkdən imtina qadağandır. Vətəndaşın müraciətinə onun daxilolma tarixi və qeydiyyat nömrəsi qoyulur. Müraciət edən şəxsin tələbi ilə ona müraciətin qeydiyyat nömrəsi, tarixi və onun icraçısına dair məlumat bildirilir. Vətəndaşların müraciətləri ilə bağlı kargüzarlıq Azərbaycan Respublikası Prezidentinin müəyyən etdiyi qaydada aparılır və müraciətə baxan subyektin rəhbəri tərəfindən təmin edilir.

Qovluqların düzgün formalaşdırılması, sənədlərin tez tapılmasının təmin edilməsi, işlərin sistemləşdirilməsi və uçotu, onların saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməsi və gələcəkdə arxivə lazımi səviyyədə təhvil verilməsi məqsədi ilə hər il təşkilatın işlərinin ümumi nomenklatur siyahısı tərtib edilir. İş nomenklaturunu struktur bölmələrinin təkliflərini nəzərə almaqla kargüzarlıq xidməti tərtib edir, təşkilat rəhbəri isə təsdiq edir. Növbəti ilə adlayan işlər istisna olmaqla, bir ilin bütün sənədləri qovluqlarda formalaşdırılır. Bu qovluqdakı vərəqlərin sayı 200-250-dən çox olmamalıdır. Sənədlər qovluqda bir nüsxədə tikilir.

«Milli arxiv fondu haqqında» Azərbaycan Respublikası Qanununun 5-ci maddəsinə əsasən idarəetmə sənədləri də milli arxiv fonduna daxil edilən sənədlərə aiddir. Lakin həmin sənədlər milli arxiv fonduna verilənədək idarə arxivlərində müvəqqəti mühafizə olunmalıdır. Yerli özünüidarə orqanlarının sənədləri üçün bu müddət 5 il nəzərdə tutulmuşdur. Sənədlərin müvafiq idarələrdə müvəqqəti saxlanılma müddəti bitdikdən sonra onlar müəyyən edilmiş qaydada dövlət arxivinə təhvil verilməlidir.

Bələdiyyələrin fəaliyyətinin təşkil edilməsinə kömək etmək, kargüzarlıq işinin təşkili və sənədlərin arxivləşdirilməsi işinin daha da yaxşılaşdırılması və qanunvericiliyin tələblərinə uyğunlaşdırılması məqsədilə Bələdiyyələrlə iş mərkəzinin və regional ədliyyə idarələrinin əməkdaşları tərəfindən pandemiya tələblərinə əməl edilmək şərtilə bələdiyyələrdə mütəmadi kargüzarlığın və arxiv işinin təşkili işi yerində öyrənilərək mövcud çatışmazlıqlarla bağlı onlara köməklik göstərilir. Bu sahədə mövcud problemlər aşağıdakılardır:

ü Sənədlərin qeydiyyat kitablarının Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 27 sentyabr 2003-cü il tarixli 935 nömrəli Fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Dövlət

orqanlarında, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərdə və büdcə təşkilatlarında kargüzarlığın aparılmasına dair Təlimat”a uyğun aparılmaması;

Nomenklatur qaydalara əməl edilməməsi;

İşlərin sistemləşdirilməsi və uçotunun aparılmaması;

Bələdiyyələrdə saxlanılan sənədlərin saxlanma müddətlərinin müəyyən edilməməsi;

Bələdiyyələrin inzibati binalarında sənədlərin saxlanması üçün Arxiv otaqlarının təşkil edilməməsi;

Bələdiyyələr tərəfindən arxiv sənədlərinin Dövlət Arxivinə təhvil verilməməsi;

Bələdiyyələrdə kargüzarlıq işini aparan peşəkar kadrların çatışmazlığı və s.

Göstərilənlərə əsasən mövcud problemlərin aradan qaldırılması üzrə səy göstərilməsinə, kargüzarlıq işini aparan işçilərin peşə hazırlığının artırılmasına, kargüzarlığın müntəzəm surətdə təkmilləşdirilməsi məqsədi ilə bütün fəaliyyət sahələrində kargüzarlıq və sənəd dövriyyəsinin təşkili ilə bağlı müəyyən edilən qaydalara düzgün riayət edilməsinə, bələdiyyə üzvləri və qulluqçuları tərəfindən bu sahədə qanunvericiliyin tələblərinin dərindən öyrənilməsinə və düzgün tətbiqinə diqqətin artırılması tövsiyə olunur.

Bələdiyyələrlə iş mərkəzi

Kargüzarlıq sənədləri.

Protokolların tərtibi prioritet məsələdir

Məlum olduğu kimi, Azərbaycan Respublikası Mərkəzi Seçki Komissiyasının (MSK) 18 oktyabr 2019-cu il tarixli qərarı ilə ölkə üzrə növbəti bələdiyyə seçkiləri cari il dekabrın 23-nə təyin edilib. Respublika üzrə təşkil edilən bu seçkilərdə əhəmiyyət kəsb edən məsələlərdən biri də dairə və məntəqə seçki komissiyalarında kargüzarlığın aparılması qaydalarıdır.

Ümummilli Lider Heydər Əliyevin bilavasitə sədrliyi ilə hazırlanmış və 1995-ci il noyabrın 12-də ümumxalq səsverməsində (referendumda) qəbul edilmiş Azərbaycan Respublikası Konstitusiyasının 57-ci maddəsində vətəndaşlara verilmiş əsas hüquqlardan biri belə ifadə olunub: “Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının dövlət orqanlarına şəxsən müraciət etmək, habelə fərdi və kollektiv yazılı müraciətlər göndərmək hüququ vardır. Hər bir müraciətə qanunla müəyyən edilmiş qaydada və müddətdə yazılı cavab verilməlidir”.

Müvafiq konstitusion normanın icrası üçün 1997-ci ildə “Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında” Azərbaycan Respublikasının qanunu və bu qanunun tətbiqi haqqında fərman verildi. Həmçinin Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 1998-ci il 29 dekabr, 2000-ci il 6 mart, 2003-cü il 27 sentyabr və 23 oktyabr, 2005-ci il 19 yanvar, 2015-ci il 14 iyul tarixli fərman və sərəncamları ilə vətəndaşların müraciətləri və sənədlərlə iş barədə təsdiq olunmuş təlimat və qaydaların düzgün, eyni zamanda dəqiq icra olunması hər bir dövlət orqanı, o cümlədən hər bir dövlət qulluqçusu üçün vəzifə kimi müəyyən edilmişdir.

MSK yuxarıda qeyd olunan konstitusion normaların, fərman və sərəncamların, həmçinin bunlardan irəli gələn vəzifələrin yerinə yetirilməsinə daim diqqətlə yanaşmışdır. Məsələnin aktuallığı və vacibliyi nəzərə alınaraq MSK-nın sədri Məzahir Pənahovun təşəbbüsü ilə “Dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində kargüzarlığın aparılmasına dair” Təlimatın aşağı seçki komissiyalarının fəaliyyətində tətbiqi barədə tövsiyələr nəşr edilərək bütün seçki dairələrinin dairə seçki komissiyalarına çatdırılmışdır.

Məlumat üçün qeyd edək ki, 2008-ci ilin yanvarından etibarən dairə seçki komissiyalarında katibliklər formalaşmağa başlamışdır. MSK-nın 10 oktyabr 2007-ci il tarixli 6/16 saylı qərarı ilə təsdiq edilmış “Dairə seçki komissiyasının katibliyi haqqında Əsasnamə”yə əsasən, dairə seçki komissiyalarının fəaliyyətinin sənədlərlə iş və kargüzarlıq təminatı, iclas protokollarının tərtibi, daxil olan və göndərilən sənədlərin hərəkətinə nəzarət və digər bu kimi vəzifələr yeni yaradılmış katibliklərin baş məsləhətçilərinə həvalə edilmişdir. Məntəqə seçki komissiyalarında isə bu fəaliyyət seçki komissiyalarının sədrləri tərəfindən həyata keçirilir. Odur ki, kargüzarlıq fəaliyyətinin aparılmasında yol verilən nöqsanlara görə bilavasitə yuxarıda adıçəkilən şəxslər məsuliyyət daşıyırlar. Bununla belə, dairə seçki komissiyalarının sədrləri də məntəqə və dairə seçki komissiyalarında aparılan kargüzarlıq işinin keyfiyyətinə daim nəzarət edirlər.

Məlumdur ki, kargüzarlıq hər hansı bir təşkilatın öz vəzifələrini həyata keçirməsi ilə əlaqədar sənədləşdirmə və sənədlərlə işin təşkili üzrə fəaliyyətidir. Seçki komissiyaları strukturlarında fəaliyyət göstərən kargüzarlıq xidmətlərinin əsas vəzifələri daxil olan sənədləri qəbul etmək, qeydə almaq, aidiyyəti üzrə bölüşdürmək, icraçılara çatdırmaq, sənədlərin icra müddətinə nəzarət etmək, icra edilmiş sənədləri müvafiq şəxslərdən tələb etmək, sənədləri göndərmək, sənədlərin surətini çıxarmaq və çoxaltmaq, habelə komissiya sədri tərəfindən onlara həvalə edilmiş digər tapşırıqları yerinə yetirməkdən ibarətdir.

Dairə seçki komissiyasında kargüzarlıq işini aparan şəxs işdən çıxdıqda və ya başqa işə keçirildikdə, seçki komissiyasındakı kargüzarlıq sənədləri bu vəzifəyə yeni təyin edilən şəxsə, belə şəxs olmadıqda komissiya sədrinə təhvil verilməlidir. Məntəqə seçki komissiyası sədrinin səlahiyyətlərinə xitam verildikdə isə sənədlər həmin vəzifəyə seçilən yeni sədrə, yeni sədr seçilməyibsə, müvafiq dairə seçki komissiyasının katibinə təhvil verilir. Məntəqə seçki komissiyası üzvlərinin qanunla müəyyən olunmuş fəaliyyət müddəti başa çatdıqda həmin komissiyanın sədri kargüzarlıqla əlaqədar olan bütün sənədləri müvafiq dairə seçki komissiyasının sədrinə təhvil verməlidir. Məntəqə seçki komissiyası üzvlərinin fəaliyyəti yenidən başladıqda həmin sənədlər müvafiq dairə seçki komissiyası tərəfindən məntəqə seçki komissiyasının sədrinə geri qaytarılır. Sənədlərin təhvil verilib-alınması zamanı 2 nüsxədən ibarət akt tərtib edilir və bu akt həm sənədləri təhvil alan, həm də təhvil verən şəxslər arasında imzalanaraq möhürlənir.

Bir qayda olaraq, tərtib edilən sənədlərin mətnləri iki hissədən ibarət olur. Birinci hissədə sənədin hazırlanması üçün əsas götürülmüş faktların və hadisələrin təsviri verilir, ikinci hissədə nəticələr, təkliflər, qərarlar və sərəncamlar ifadə olunur.

Sənədin hazırlanması üçün başqa sənəd əsas kimi çıxış edirsə, o zaman ona istinad edilməsi zərurəti yaranır. Bu halda yeni sənədin birinci hissəsində onun hazırlanması üçün əsas götürülmüş sənəd növünün adı, nömrəsi, tarixi və mətnin başlığı göstərilir.

Sənədlər göndərilərkən ünvan sahiblərinin rekvizitləri dəqiq göstərilməlidir (sənəd göndərilən təşkilatın, onun struktur bölməsinin adı, vəzifəli şəxsin adı və soyadı, məktub göndərilənin poçt ünvanı). Sənədin düzgün tərtibi, məzmununun aydın ifadə edilməsi və üslubu, tapşırığın vaxtında və keyfiyyətlə yerinə yetirilməsi icraçının bilavasitə əsas vəzifəsidir.

Rəsmi xarakter və hüquqi qüvvə verilməsi üçün sənədin rəsmiləşdirilməsi tələb olunur. Rəsmiləşdirmə sənədin imzalanması, təsdiq edilməsi və ona möhür vurulması vasitəsilə həyata keçirilir. Əgər sənəd blankda tərtib edilirsə, sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi qısa şəkildə göstərilir. Əks halda sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi tam şəkildə göstərilməlidir. Əgər sənədi imzalamalı şəxs xidməti zərurət və ya hər hansı başqa səbəbdən yoxdursa, bu zaman sənəd onun müavini və ya bu vəzifəni icra edən şəxs tərəfindən imzalanmalıdır. Bu zaman sənədi imzalamış şəxsin vəzifəsi, soyadı və adı göstərilməlidir. Sənədi “əvəzinə” sözü yazmaqla və ya vəzifə adının qabağına xətt çəkməklə imzalamaq qadağandır.

Əgər sənədlərə qoşmalar əlavə edilmişdirsə, qoşmanın mövcudluğu haqqında qeyd mətndə sənəddəki imzadan əvvəl yazılmalıdır (Qoşma: ___ vərəq, ___ nüsxə). Qoşmaların imzalanması və onlara möhür vurulması sənədin rəsmiləşdirilməsini təşkil edir.

Aşağı seçki komissiyalarında sənədlərin qeydiyyatı zamanı nəzərə almaq lazımdır ki, seçki hüquqlarının pozulması ilə əlaqədar dairə seçki komissiyasına daxil olan şikayət və müraciətlərin qeydə alınması qaydası MSK-nın “Azərbaycan Respublikasının Mərkəzi Seçki Komissiyasına və dairə seçki komissiyalarına seçki hüquqlarının pozulması ilə əlaqədar şikayət və müraciətlərin verilməsi və onlara baxılması qaydaları haqqında” 12 avqust 2008-ci il tarixli təlimatı ilə tənzimlənir və onun üçün ayrıca qeydiyyat kitabı aparılır.

Seçki komissiyalarında qərarların və iclas protokollarının tərtibi kargüzarlıq sahəsində prioritet təşkil edən əsas məsələlərdəndir. Qərarların tərtibi ilə bağlı qeyd etmək lazımdır ki, onların strukturu şərh və sərəncam hissələrindən ibarətdir. Bütün hallarda qərarın şərh hissəsində onun prosessual baxımdan qəbuluna əsas verən Seçki Məcəlləsinin müvafiq maddələrinə istinad edilməlidir. Əgər qərarda əks olunan məsələ müxtəlif normativ aktlarla həll edilirsə, şərh hissəsində onların hamısına istinad məcburidir. Bu zaman Azərbaycan Respublikası Konstitusiyasının 148-ci maddəsində göstərilən müəyyən ardıcıllığı gözləmək zəruridir. Əvvəlcə Azərbaycan Respublikasının Konstitusiyasına, referendumla qəbul edilmiş aktlara, daha sonra Seçki Məcəlləsinə və ya digər qanunlara, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərmanlarına, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərarlarına, mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarının normativ aktlarına və nəhayət, MSK-nın əsasnamə, təlimat və izahlarına istinad edilməlidir. Lakin hər bir qərar qəbul edilərkən zərurət olmadan yuxarıda göstərilən aktların hamısına istinad etmək məcburi deyil. Yalnız zəruri aktlara istinad edilməsi vacibdir.

Qərarın sərəncam hissəsi əmr formasında ifadə olunur və şərh hissəsindən sonra mətn dayandırılmadan “qərara alır” sözləri ilə davam etdirilir. Bundan sonra qərarın sərəncam hissəsi müxtəlif bəndlərə bölünə bilər.

Birinci bənddə məsələnin mahiyyəti üzrə həll edilməsi, ikinci bənddə qərarın dərc edilməsi və icrası qaydası, üçüncü bənddə qərardan maraqlı şəxslərin şikayət verməsi qaydası göstərilir. Əgər qərarın icrasının həvalə edilməsi zərurəti varsa, məsələnin mahiyyəti üzrə həll edilməsinə dair bənddən sonra ayrıca növbəti bənd əlavə edilir.

Qərarın maraqlı şəxslərə çatdırılması (bilavasitə təqdimetmə və ya poçtla göndərmə) qərarın icrası sayılır.

Qərarlar qəbul edildiyi gün iclasdan sonra imzalanmalı, bundan sonra müəyyən edilmiş yerdən asılmalı, həmçinin maraqlı şəxslərin tələbi əsasında onlara verilməlidir.

Seçki Məcəlləsinin tələbinə əsasən, dairə seçki komissiyalarının bütün iclasları protokollaşdırılır. Dairə seçki komissiyalarında iclas katibi nəzərdə tutulmadığına görə, iclas protokolunun hazırlanması vəzifəsi dairə seçki komissiyası katibliyinin baş məsləhətçisinə həvalə edilmişdir. Komissiyanın iclaslarında həmin şəxsin iştirakı məcburidir. Baş məsləhətçi üzrlü səbəbdən iclasda iştirak etmədikdə və ya dairə seçki komissiyası katibliyində bu vəzifə boş qaldıqda, dairə seçki komissiyasının sədri protokolun tərtib edilməsini komissiyanın katibinə və ya digər komissiya üzvlərindən birinə həvalə edir. Məntəqə seçki komissiyalarında isə iclas protokollarının tərtibi seçki komissiyasının sədri tərəfindən komissiyanın katibinə və üzvlərindən birinə həvalə edilir. Yuxarıda göstərilənlərdən başqa digər şəxslərin komissiyanın iclasında protokol tərtib etməsi yolverilməzdir.

Bir qayda olaraq, protokolun mətni giriş və əsas hissədən ibarət olmalıdır. Protokolun giriş hissəsinin başlığında onun bir sənəd kimi rəsmi adı və nömrəsi, iclasın keçirilməsinin yeri, tarixi və saatı, iclasa sədrlik edənin soyadı, adı, atasının adı və iclasda iştirak edənlərin tam siyahısı yazılır. İştirak edənlərin siyahısı verilərkən əvvəlcə komissiyanın katibləri, daha sonra həlledici səs hüquqlu komissiya üzvləri, komissiyaya təyin edilmiş məşvərətçi səs hüquqlu üzvlər, komissiya katibliyinin əməkdaşları, daha sonra digər dəvət edilənlərin, o cümlədən müşahidəçilərin və KİV nümayəndələrinin siyahısı, onların adları və soyadları göstərilməklə yazılır.

Protokolun əsas hissəsində əvvəlcə gündəliyin iclasın sədri tərəfindən müzakirəyə çıxarılması, onun səsə qoyulub qəbul olunması və gündəlikdəki məsələlərin siyahısı verilir. Daha sonra iclasa sədrlk edənin çıxışları, gündəlikdə dayanan hər bir məsələ ilə bağlı məruzə və çıxışların qısa məzmunu, komissiya üzvlərinin çıxışlarla bağlı verdikləri suallar, onlara verilən cavablar, məsələ ilə bağlı keçirilən səsvermə və onun nəticələri, sonra isə qərar hissəsi qeyd olunur.

Protokol gündəlikdəki məsələlərin sayından asılı olaraq bəndlərə bölünməlidir. Bəndlər rum rəqəmlərindən istifadə edilməklə, mətndən əvvəl ortada yerləşdirilir. Bundan sonra çıxışların qısa mətni verilir. Məruzə və çıxışların qısa məzmunu üçüncü şəxsin adından verilir. Çıxışlar və bütün sual-cavablar yazıldıqdan sonra məsələ ilə bağlı irəli sürülən təkliflər və onlarla bağlı keçirilən səsvermənin nəticələri əks olunur.

Seçki Məcəlləsinin tələbinə əsasən, bütün iclasların protokolları növbəti iclaslardan birinin gündəliyinə çıxarılmalı və komissiyanın qərarı ilə təsdiq olunmalıdır. Seçki komissiyasının iclas protokolu təsdiq edildikdən sonra komissiyanın sədri, katibləri və digər həlledici səs hüquqlu üzvləri tərəfindən imzalanmalıdır. İclas protokolları və qərarlar təqvim ili çərçivəsində ardıcıl olaraq nömrələnir.

Kargüzarlığın təşkili və aparılması ilə əlaqədar yuxarıda qeyd edilənlərin daim diqqətdə saxlanılması bilavasitə komissiya üzvlərinin peşəkarlığının artırılmasında və seçki sənədləri ilə işin daha da təkmilləşdirilməsində olduqca zəruri və mühüm məsələlərdəndir.

Mərkəzi Seçki Komissiyası Katibliyinin Ümumi şöbəsinin müdiri

Kargüzarlıq sənədləri.

ELMİ-PRAKTIK MƏSƏLƏLƏR

Kargüzarlıq sənədləri.

Kargüzarlıq sənədləri.

Related posts: